Распознаём входящие документы, определяем их тип и вынимаем нужные поля: стороны, номера, даты, суммы, позиции. Данные уходят в 1С или в систему ЭДО, а человек проверяет спорные места, а не перепечатывает всё подряд.
Документ приходит сканом, а в учётной системе должен оказаться строками. Между этими двумя состояниями всегда стоит человек.
Счета, накладные и акты приходят сканом, фотографией или PDF, и кто-то переносит номера, даты и суммы в учётную систему поле за полем. Работа занимает часы и не оставляет после себя ничего, кроме тех же цифр в другом месте.
Опечатка в сумме или в номере договора не видна в момент ввода. Она всплывает через месяцы — на сверке с контрагентом или при закрытии периода, — и разбирать её приходится уже вдвоём и по переписке.
Скан пришёл на личную почту, лежит в папке на рабочем столе или ждёт, пока вернётся из отпуска ответственный. Пока документ не попал в систему, для компании его не существует.
От распознавания скана до готовой записи в учётной системе. Что именно и насколько уверенно распознаётся, проверяем на ваших документах до основных работ — качество зависит от того, как они выглядят.
Входящие документы приводятся к тексту: электронные PDF, сканы разного качества, фотографии со смартфона. Отдельно разбираем структуру документа — таблицы, реквизитные блоки, места с печатью или подписью, — именно на них обычно и спотыкается автоматика, поэтому границу «здесь уверенно, здесь нужен человек» проводим заранее.
Договор, счёт, акт, накладная, доверенность — тип документа определяется автоматически, и документ уходит по своему маршруту: к нужному ответственному, в нужный журнал, в нужную папку. Общая куча входящих перестаёт разбираться вручную.
Номер и дата, стороны и их реквизиты, суммы и НДС, сроки, позиции из табличной части. Значения складываются в структуру, которую принимает ваша система, а поля, в которых модель не уверена, помечаются на проверку — вместо того чтобы молча уйти в учёт.
В учётной системе документ перестаёт быть вложением: создаётся запись или находится уже существующая, к ней привязывается исходный скан, дальше — обмен с системой ЭДО. Ручной ввод остаётся там, где нужно решение человека, а не там, где нужно перепечатать.
Типовые задачи, под которые мы автоматизируем обработку документов.
Поставщики присылают документы каждый в своём виде, и перед закрытием месяца бухгалтерия перебивает их в учётную систему. Документы разбираются автоматически, позиции сопоставляются с номенклатурой, а расхождения по количеству и цене выносятся отдельным списком. Человек смотрит на расхождения, а не на весь ворох.
Договоры и дополнительные соглашения лежат сканами в папках, и чтобы ответить, когда заканчивается срок у конкретного контрагента, приходится открывать файлы по одному. Из каждого документа извлекаются стороны, предмет, сумма, сроки и условия продления и складываются в общий реестр со ссылкой на исходный скан. Реестр можно отфильтровать, а не перечитать.
С площадок приходят фотографии актов и накладных, в конце месяца их сводят вручную, и часть документов обнаруживается только на сверке. Снимок распознаётся, привязывается к объекту и договору и попадает в общий журнал в тот же день. К закрытию месяца видно не только то, что собрано, но и то, чего не хватает.
Оставьте заявку, и мы свяжемся в течение рабочего дня. Первая консультация бесплатна — обсудим, какие документы приходят, в каком виде и куда они должны попадать.
Мы свяжемся с вами в течение рабочего дня. Спасибо за интерес!